BIツールとは?どんなことが可能でどんなメリット得られるのか?

BIツールってなに?

あなたの財産は何ですか、と聞かれたら、家や貯蓄などをイメージする人が多いでしょう。そのように目に見えるものもあれば、「目に見えない財産」も存在します。会社で集めたビックデータも目に見えない資産価値といわれ、十分に活用することができます。それを簡単に行えるのがBIツールで、経営ビジョンの意思決定などに大変役立ちます。多くの企業が注目しているため、BIツールの特徴とらえておくことはもはや必須と言えるでしょう。今回はBIツールではどんなことができて、どんなメリットがあるのかをご紹介していきたいと思います。

1.BIツールとは?

BIツールとは「B=ビジネス、I=インテリジェンスツール」のことを指します。蓄積されたビックデータに基づき様々な項目について好きなようにグラフを作成することができます。レポートとして、可視化することでどんな問題が起こっていて、どのように取り組んだら良いのかを把握しやすくなります。企業が集めたデータは、データベースに収められています。データの倉庫ともいわれ、各部署の大量のデータが集められています。BIツールは、そこから欲しい情報を取り出してまとめ、見やすく表示してくれるITツールです。

2.BIツールとExcelとの違いとは?

データ処理の速度が早い

データが大きいほどExcelに負荷をかけてしまいます。特によく使うフィルター機能はExcelにとっては負荷が高く、フリーズが起こりやすくなります。よほど高性能なスペックでない限り不具合を避けることができません。ですが、大容量のデータ処理を得意とするBIツールは高速で結果を表示することができます。ビックデータを扱う際のストレスが大幅に軽減され、業務の効率化につながります。

様々なソースから取得できる

各部署から様々な形でデータを蓄積しているデータベース。それ故、単なる検索だけでも簡単に発見できない情報もあります。BIツールだと各データを一元管理して見ることができ、さらにリアルタイムで更新された情報さえも簡単に得ることもできます。大量のデータを分析し相関関係を導き出すことをデータマイニングといいますが、BIツールでは簡単に行うことができます。

多くの拡張子を扱える

Excelでは拡張子がある程度限られてしまい、違った種類のファイルとしては統合するのに手間と時間がかかってしまいます。しかし、ここでもBIツールはスムーズにこなすことができます。多くの拡張子に対応しているためデータの統合ができないということがありません。クラウド型のBIツールもあり、Drop boxやGoogleドライブ、FTP等各種に対応しています。

3.BIツールを導入するメリットとは

品質特性が多いBIツール。理解しやすく操作しやすい使用性が高い、必要な時に使用できる、処理時間がスピーディーなど多くの特性を持ったソフトウェアです。導入したらどのような効果があるのでしょうか。

自社の強みが明確化

各部署のデータが一括して把握できるため、会議では経営戦略が立てやすくなります。どの部分に重点を置いて策定すればいいのかを迅速に判断することができます。SWOT(内部環境の強みや弱みを分析して経営に役立てること)に大変役立ちます。
各部署の人たちもアクセスすることで、新たなイノベーション(創出や開拓)が生み出される効果も期待できます。

経営戦略立案に役立てる

いつでも精度の高いデータを可視化できるため、定量的に分析されたデータを見ることができます。業務のボトルネック(効率低下)の改善や自社の技術力の成熟度(技術ポートフォリオ)などが素早くわかります。従って、分析結果を駆使すれば会社の方向性にも役立てる優れたツールです。

誰でも簡単に扱える

専門的な知識がなくても誰でも簡単に資料などが作れます。わざわざ別部門に依頼しなくてもすぐ欲しいデータを知ることが可能です。見たいときに統データを見られることは時間短縮にもなるため、スムーズな業務効率化にもなります。

スピーディーで正確な資料作成

わかりやすく正確で、かつ迅速な資料作成。誰もが憧れる理想のスタイルですね。多種多様なファイルを取り込めるBIツールならそれも実現可能です1
多くの企業では、4半期ごとに全体会議が行われ、部署ごとに売り上げや今後の目標などを発表するでしょう。ですが、そのためにはデータベースから情報をCSVで抽出、さらにエクセルでまとめ、PDF化するという流れが主流になっています。慎重に行うため、ダブルチェックも含めて完成には約一週間。拡張子も違ってややこしい作業になります。その間は他の仕事ができないため進捗状況にも影響がでているのです。もしBIツールを使えるようになれば、データが統合されておりグラフを作成する必要もないので、3分の1ほどで済むでしょう。

4.BIツールを導入する上で注意すべき点は

直感的な操作で使いやすいITツールですが、導入する際に注意しなければいけないことがあります。まず無料でデモなどを試すことで実際的に使えるかどうかを試してみましょう。ITリテラシーに問題があるようなら、ツールの使い方セミナーなどを開催して説明してもらうのも技術力向上につながっていきます。実際に新しいツールを導入する場合、社員たちに使い方セミナーなどを開催している企業も多くあります。
次にツールのタイプにも注意が必要です。社内のデータベースにつなげて使うのがメインですか、ITに強い人財がいない場合はクラウド型を使うとより簡単に導入することができるでしょう。ネットワークによって簡単に共有することができるので、社員たちも会社のバランスを知ることができ、統一感を感じることができるでしょう。

4.まとめ

ビックデータを可視化することには大変意義があり、様々な視点から物事を検討することができます。財務、顧客、業務プロセスなど今まで見えてこなかった関係性を発見することができるかもしれません。さらにCSF(重要成功要因)を達成するための大きなキーポイントとして活用することもできます。
各部署の業務で発生するデータを一元管理でき、データをわかりやすく表示してくれるBIツール。経営戦略と切り離すことのできない重要なITイノベーションの1つです。今後はデータの品質管理にも力を入れていかなければいけない時代なので、ぜひBIツールで情報を管理していきましょう。